2014年中央經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議指出，我國(guó)環(huán)境承載能力已經(jīng)達(dá)到或接近上限，必須順應(yīng)人民群眾對(duì)良好生態(tài)環(huán)境的期待，推動(dòng)形成綠色低碳循環(huán)發(fā)展新方式?？低仄枕憫?yīng)國(guó)家環(huán)保號(hào)召，率先推出康拓普無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)，既可以幫助企業(yè)節(jié)約紙張、履行環(huán)保責(zé)任，又可以大大提高企業(yè)開(kāi)會(huì)效率，為企業(yè)節(jié)約經(jīng)濟(jì)成本和時(shí)間成本，催促越來(lái)越多的企業(yè)加入到無(wú)紙化辦公的行列中來(lái)。
目前，在公司內(nèi)部會(huì)議系統(tǒng)中，主要有兩大類(lèi)型的會(huì)議系統(tǒng)，一是固定于會(huì)議桌的升降式會(huì)議系統(tǒng)，二是以康拓普無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)為代表的移動(dòng)平板類(lèi)會(huì)議系統(tǒng)。兩種會(huì)議系統(tǒng)最為明顯的差異在于操作終端的不同：
Ø 升降式會(huì)議系統(tǒng)：操作終端一般固定于會(huì)議桌，或嵌入會(huì)議桌，多采用帶觸摸功能的顯示器;
Ø 康拓普無(wú)紙化會(huì)議：以平板電腦為操作終端，支持IOS和Android平臺(tái);
那么問(wèn)題來(lái)了，會(huì)議系統(tǒng)哪家強(qiáng)?
為了能讓讀者對(duì)這兩類(lèi)會(huì)議系統(tǒng)有更為清晰的認(rèn)識(shí)，接下來(lái)，筆者將從建設(shè)成本、用戶(hù)體驗(yàn)、終端擴(kuò)容三個(gè)維度來(lái)對(duì)比分析這兩類(lèi)會(huì)議系統(tǒng)的優(yōu)缺點(diǎn)。
1 建設(shè)成本
對(duì)于任何一個(gè)公司，采購(gòu)任何一套辦公系統(tǒng)，投入成本都是需要重點(diǎn)考慮的因素。對(duì)于無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)，三個(gè)方面可影響系統(tǒng)的成本：平臺(tái)造價(jià)、終端設(shè)備成本、會(huì)議室改造成本。根據(jù)系統(tǒng)功能的差異，不同無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)平臺(tái)造價(jià)千差萬(wàn)別，在此只對(duì)比終端設(shè)備成本和會(huì)議室改造成本。
1.1 終端設(shè)備成本
隨著移動(dòng)設(shè)備的快速普及，移動(dòng)辦公、員工自帶設(shè)備辦公(BYOD)越來(lái)越流行。員工自帶設(shè)備辦公，有以下三大優(yōu)勢(shì)：
1) 可節(jié)省企業(yè)辦公設(shè)備成本;
2) 員工熟悉自己的個(gè)人設(shè)備，產(chǎn)能提高;
3) 方便員工移動(dòng)辦公需求，提高工作效率;
升降式會(huì)議系統(tǒng)：不支持員工自帶設(shè)備辦公。
康拓普無(wú)紙化會(huì)議：支持員工自帶設(shè)備辦公。
也就是說(shuō)，采用康拓普無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)時(shí)，員工可使用自己的平板加入會(huì)議，特別是中高層領(lǐng)導(dǎo)幾乎人手一臺(tái)平板。因此，企業(yè)只需采購(gòu)少量的平板電腦就可以滿(mǎn)足日常會(huì)議的正常召開(kāi)。比如，在眾多康拓普客戶(hù)案例中，20個(gè)人的會(huì)議，往往只有5人使用企業(yè)提供的平板，另外15人使用自己的平板加入會(huì)議。
1.2 會(huì)議室改造成本
會(huì)議室的改造成本，主要指會(huì)議桌、會(huì)議室網(wǎng)絡(luò)、插座等會(huì)議室設(shè)備的改造升級(jí)，以配合會(huì)議系統(tǒng)的正常使用。
升降式會(huì)議系統(tǒng)：有無(wú)線(xiàn)傳輸和有線(xiàn)傳輸兩種，并且需要嵌入會(huì)議桌，因此，需要涉及如下改造：
1) 為會(huì)議室增加無(wú)線(xiàn)AP，或增加有線(xiàn)網(wǎng)口;
2) 改造會(huì)議桌，或一并采購(gòu)與升降式會(huì)議系統(tǒng)相配套的會(huì)議桌;
3) 以顯示器為終端的，還需要改造添加會(huì)議室的電源插座;
康拓普無(wú)紙化會(huì)議：以無(wú)線(xiàn)網(wǎng)絡(luò)為傳輸媒介，只需保證會(huì)議室有穩(wěn)定的無(wú)線(xiàn)網(wǎng)覆蓋即可，因此，極端情況下只需要增加無(wú)線(xiàn)設(shè)備。
因此，康拓普無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)，特別適合針對(duì)現(xiàn)有會(huì)議室的升級(jí)，幾乎不需要額外的改造成本，進(jìn)一步節(jié)省企業(yè)的成本投入。
2 用戶(hù)體驗(yàn)
2.1 會(huì)中體驗(yàn)
升降式會(huì)議系統(tǒng)：終端設(shè)備與會(huì)議桌相對(duì)固定，無(wú)法移動(dòng)，操作受限。與會(huì)者只要離會(huì)議桌稍遠(yuǎn)距離就可能看不清顯示器上的文檔信息。
康拓普無(wú)紙化會(huì)議：平板未與會(huì)議桌固定，與會(huì)者可靈活操作。比如可一手拿著平板站著發(fā)言;可以一手拿著平板，一手在會(huì)議室白板上寫(xiě)字輔助發(fā)言……將與會(huì)者從會(huì)議桌解放出來(lái)，放飛與會(huì)者的思想，提高會(huì)議的整體效率。
2.2 會(huì)后體驗(yàn)
主流的無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)，都支持諸如文檔、筆記、批注、生成會(huì)議紀(jì)要等主流功能，然而是否支持讓與會(huì)都隨時(shí)隨地追溯查看這些會(huì)議信息，這也是企業(yè)會(huì)議系統(tǒng)采購(gòu)者需要考慮的問(wèn)題。
升降式會(huì)議系統(tǒng)：由于顯示終端是固定于會(huì)議桌的顯示器，因此需要通過(guò)郵件、企業(yè)OA等第三方系統(tǒng)來(lái)發(fā)布會(huì)議信息，不僅增加會(huì)務(wù)人員的工作量，并且也不方便與會(huì)人員隨時(shí)隨地查看。
康拓普無(wú)紙化會(huì)議：會(huì)后可在平板電腦上查看文檔、筆記、批注、投票等所有會(huì)議信息。特別是現(xiàn)今移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的興起，絕大多數(shù)公司中上層，都有自己的平板電腦，喜歡自帶設(shè)備辦公。通過(guò)康拓普無(wú)紙化系統(tǒng)，無(wú)論是在會(huì)議室、辦公桌、還是在家，都可以十分方便地查看會(huì)議資料，提高工作效率。
備注：主要針對(duì)保密等級(jí)為一般的會(huì)議。
3 終端擴(kuò)容
升降式會(huì)議系統(tǒng)：會(huì)議室的終端設(shè)備數(shù)一般在系統(tǒng)搭建初期確定，受限于會(huì)議桌大小，后期擴(kuò)容非常麻煩(需要重新改造會(huì)議桌等)。
康拓普無(wú)紙化會(huì)議：由于系統(tǒng)采用無(wú)線(xiàn)網(wǎng)作為傳輸媒介、以平板電腦為操作終端，因此可自由擴(kuò)容終端設(shè)備，并且終端設(shè)備也可以從一個(gè)會(huì)議室搬到另一個(gè)會(huì)議室。
如某公司有會(huì)議室1、會(huì)議室2，每個(gè)會(huì)議室各分配10臺(tái)平板，現(xiàn)需要在會(huì)議室1展開(kāi)20人的會(huì)議。對(duì)于升降式會(huì)議系統(tǒng)，只能兩人共用一臺(tái)終端;如果采用康拓普無(wú)紙化會(huì)議，把會(huì)議室2的平板轉(zhuǎn)移到會(huì)議室1即可輕松滿(mǎn)足多人會(huì)議的需求。
在采購(gòu)升降式會(huì)議系統(tǒng)時(shí)，終端設(shè)備數(shù)量的確定，不僅需要考慮成本投入，更重要的，還要考慮是否滿(mǎn)足企業(yè)后期不同規(guī)模的會(huì)議。如果采用康拓普無(wú)紙化會(huì)議，解決該問(wèn)題則非常簡(jiǎn)單，可以先采購(gòu)少量終端設(shè)備，在日后隨著不同規(guī)模的企業(yè)會(huì)議的召開(kāi)，可再考慮增設(shè)終端設(shè)備。
綜上所述：
我們可以通過(guò)以下表格，簡(jiǎn)單總結(jié)對(duì)比兩種會(huì)議系統(tǒng)的特點(diǎn)。
康拓普無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)，不僅擁有較低的整體建設(shè)成本，而且擁有高效便捷的用戶(hù)體驗(yàn)?；谝苿?dòng)終端具有非常好的便捷性，支持終端設(shè)備靈活擴(kuò)容?？低仄諢o(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)更適合移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下的無(wú)紙化會(huì)議應(yīng)用場(chǎng)景，為企業(yè)節(jié)約經(jīng)濟(jì)成本和時(shí)間成本，這也是為什么越來(lái)越多的企業(yè)選擇康拓普無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)。
